Housekeeping modulis pārņem visu tavas viesnīcas uzkopšanas dienu — no rīta tīrīšanas plāna un darbu sadales līdz istabu gatavības ziņām un defektu pieteikumiem. Ja šobrīd tas viss turas uz viena cilvēka atmiņas, čata ziņām un lapiņām, šeit katrs solis kļūst redzams, sadalīts un uzskaitīts. Tu vadi ar skaidru kopainu, nevis ar rīta prāta vingrinājumiem.
“Viss uzkopšanas cikls — bez čata, lapiņām un atmiņas”
Ja tavā viesnīcā katru rītu kādam galvā jāizrēķina, kuras istabas šodien izbrauc, kurās viesis paliek un kurai pienākusi veļas maiņas diena — viss plāns dzīvo viena cilvēka atmiņā. Ja viņš aizmirst, viesis paliek ar nemainītu veļu; ja viņš aiziet no darba, zināšanas aiziet līdzi.
Mūsu risinājums. Dienas tīrīšanas plāns izveidojas pats: no rezervācijām Hotel Ops zina, kura istaba izbrauc, kura paliek un kurai šodien jāmaina gultas veļa. Katrai istabai jau no rīta ir skaidrs uzdevuma veids un vajadzīgais veļas komplekts — tev atliek pārskatīt un vajadzības gadījumā pakoriģēt.
Ja tev katru rītu istabas jādala pa darbiniekiem "pēc skaita", lai gan izbraukšanas istaba prasa krietni vairāk laika nekā parasta uzkopšana — vienam sanāk smaga diena, otram viegla, un komandā krājas aizvainojums. Un dienas vidū izrādās, ka daļa darbu laikā nesanāk.
Mūsu risinājums. Darbi sadalās automātiski pēc katra uzdevuma reālā apjoma — izbraukšanas tīrīšana, ikdienas uzkopšana, veļas maiņa un papildu aprīkojums katrs sver savu daļu. Tu sadalījumu redzi, vari pārbīdīt un apstiprini, un katrs darbinieks savā telefonā saņem savu dienas sarakstu.
Ja tavā viesnīcā rīts reizēm sākas ar atklājumu, ka izbraukšanu ir divreiz vairāk nekā parasti, bet maiņā ieplānoti tikpat cilvēku, cik vienmēr — istabas nav gatavas laikā, viesi gaida, komanda strādā uz nerviem. Un pretējā diena ir tikpat dārga: pilna maiņa tad, kad darba gandrīz nav.
Mūsu risinājums. Katru vakaru Hotel Ops no rezervācijām izrēķina, cik darba stundu rītdiena prasīs, un salīdzina ar ieplānotajām maiņām. Ja stundu pietrūkst, brīdinājumu saņem jau iepriekšējā vakarā — kad vēl vari piesaistīt papildu cilvēku. Ja ieplānots par daudz, redzēsi arī to.
Ja tavi viesi, atbraukuši agrāk, sēž vestibilā un gaida, "kamēr istabu sagatavos" — lai gan tā jau sen stāv gatava. Ziņa par to vēl ceļo pa čatu, un tad kādam recepcijā tā ar roku jāatzīmē sistēmā. Pa to laiku gatavā istaba nepelna, un viesa pirmais iespaids ir gaidīšana.
Mūsu risinājums. Housekeeperis, pabeidzot istabu, telefonā nospiež vienu pogu — un recepcijas ekrānā istaba tajā pašā brīdī iedegas kā gatava. Nekādu starpziņu un dublētas ievades; tu turklāt redzi visas dienas gaitu pa istabām un darbiniekiem.
Ja tavā viesnīcā viesa lūgums pēc bērnu gultiņas vai papildu gultas tiek nodots mutiski vai uz lapiņas — un atklājas tikai vakarā, kad ģimene jau stāv istabā. Turklāt papildu gultai ir sava veļa, ko neviens neuzskaita, tāpēc veļas bilance nekad īsti nesakrīt.
Mūsu risinājums. Papildu aprīkojums no rezervācijas automātiski nonāk konkrētās istabas uzdevumā — housekeeperis telefonā redz, ka šai istabai šodien vajag bērnu gultiņu ar tās veļas komplektu, un atzīmē, kad tā ielikta. Ja lūgums ienāk uzturēšanās laikā, uzdevums pie darbinieka nonāk uzreiz.
Ja tavi darbinieki katru rītu pēc sajūtas lemj, cik palagu, dvieļu un tīrīšanas līdzekļu ņemt līdzi — par maz nozīmē skriešanu atpakaļ uz noliktavu, par daudz nozīmē pārpalikumu, kas izklīst pa stāviem. Un ķīmija tiek smidzināta bez mēra, jo neviens neredz, cik istaba patiesībā prasa.
Mūsu risinājums. No šodienas istabu saraksta Hotel Ops pati izrēķina, kas jāieliek ratos — veļa pa istabu tipiem, papildu komplekti, viesu piederumi un ķīmija pēc normas. Darbinieks sarakstu redz telefonā, noliktavā izsniegto apstiprina ar vienu pieskārienu, un viss izsniegtais nonāk uzskaitē.
Ja tavā viesnīcā pilošs krāns tiek pieteikts ar zvanu recepcijai un lapiņu, kas pazūd — defekts uzpeld atkal un atkal, un neviens neatceras, cik reižu tajā pašā numurā tas jau bijis. Galējā gadījumā recepcionists pats skrien glābt situāciju ar pumpi rokā.
Mūsu risinājums. Darbinieks bojājumu piesaka turpat istabā — foto un pāris pieskārieni telefonā, un tehniķis uzreiz saņem uzdevumu. Katram numuram krājas defektu vēsture: ja viena un tā pati problēma atkārtojas, sistēma to izceļ, lai tu meklē cēloni, nevis atkal ārstē simptomu.