Noliktava, virtuve un iepirkumi ir vietas, kur nauda tavā viesnīcā pazūd klusām — pa pavadzīmi, pa kokteili, pa šampūna pudelītei. Šis modulis katru preces kustību padara redzamu bez papīra kaudzēm un bez atsevišķa uzskaites cilvēka: no brīža, kad prece ienāk pa durvīm, līdz brīdim, kad tu apstiprini rēķinu par to. Tu redzi, kur nauda aiziet, — un komanda zina, ka tu to redzi.
“Krājumi, bārs, virtuve un rēķini — bez klusām noplūdēm”
Ja tavas pavadzīmes vispirms krājas kaudzītē un tikai nedēļas beigās kāds tās pārraksta sistēmā, krājumu dati vienmēr atpaliek no realitātes. Turklāt piegādātāju akciju preces katru reizi atnāk ar citu nosaukumu, un katra pozīcija jāatšifrē no jauna — uzskaitei vajadzīgs cilvēks, kura vienīgais darbs ir pārrakstīt papīrus.
Mūsu risinājums. Hotel Ops pavadzīmi apstrādā tur, kur tā rodas: preču pieņēmējs to vienkārši nofotografē telefonā. Sistēma nolasa pozīcijas, atpazīst arī mainīgos akciju nosaukumus un pati sasaista tos ar tavu preču sarakstu. Tev atliek pārskatīt un apstiprināt — šaubīgās rindas sistēma godīgi atzīmē, nevis min.
Ja tavā bārā preces pieņem, bet nekur nereģistrē, tu īsti nezini, kas atrodas noliktavā un kas aiz letes. Kokteiļu kalkulācijas guļ atsevišķi no reālās pārdošanas, un pēkšņa inventarizācija nav iespējama — nav, ar ko salīdzināt. Iztrūkumu tu pamani vēlu vai nepamani vispār.
Mūsu risinājums. Hotel Ops sasaista trīs lietas, kas tavā viesnīcā jau eksistē: ienākošās preces, dzērienu receptes un kases pārdošanu. Katra pārdotā pozīcija automātiski noraksta savas sastāvdaļas, tāpēc sistēma jebkurā brīdī zina, kādam atlikumam bārā jābūt. Inventarizāciju vari sarīkot spontāni — darbinieks saskaita faktisko, un tu uzreiz redzi novirzi.
Ja tavā virtuvē un bufetē norakstīto joprojām pieraksta žurnālā ar roku — bez foto, bez iemesla, bez sasaistes ar to, cik viesu tajā dienā ēda —, tu nevari pateikt, vai norakstītais daudzums ir pamatots. Un vienmēr paliek risks, ka noraksta vairāk, nekā reāli sabojājies vai izlietots.
Mūsu risinājums. Hotel Ops norakstīšanu pārvērš vienkāršā aktā telefonā: darbinieks atzīmē, kas un cik tiek norakstīts, izvēlas iemeslu un nofotografē. Sistēma katru dienu salīdzina norakstīto un pārdoto ar ēdienu kalkulācijām un viesu skaitu — ja patēriņš izlec ārpus ierastā, tu par to uzzini uzreiz, nevis mēneša beigās.
Ja tavi viesi bufetē ēd pēc principa "cik gribas" — viens apēd desmit cīsiņus, cits vienu —, bet iepirkumi, noraksti un viesu skaits dzīvo katrs savā vietā, brokastu pašizmaksa paliek minējums. Tu nevari pateikt, vai brokastis vispār atmaksājas.
Mūsu risinājums. Hotel Ops brokastu pašizmaksu aprēķina automātiski — no jau uzskaitītajām pavadzīmēm, norakstiem un rezervāciju datiem par viesu skaitu. Katru rītu tu redzi vakardienas izmaksu uz vienu viesi un tās dinamiku pa dienām; ja rādītājs izlec ārpus ierastā, sistēma to izceļ. Nekādas papildu ievades — skaitlis rodas no darba, kas virtuvē un noliktavā jau notiek.
Ja tavi darbinieki tīrīšanas līdzekļus lieto katrs pēc savas sajūtas un pasūtīšana notiek tad, kad kaut kas pēkšņi beidzies, izdevumi aug klusām. Neviens nezina, cik viena iztīrīta istaba patiesībā izmaksā ķīmijā.
Mūsu risinājums. Hotel Ops katru rītu no dienas tīrīšanas plāna aprēķina, cik līdzekļu šodienas istabām objektīvi vajag, un tos izsniedz pret plānu — ar vienu pieskārienu telefonā. Faktiskais patēriņš tiek salīdzināts ar normu, un pārtēriņš uzreiz nonāk tavā redzeslokā. Kad krājums tuvojas kritiskajai robežai, sistēma pati sagatavo pasūtījuma ieteikumu — tev atliek apstiprināt.
Ja šampūnus, ziepes un pārējos istabu sīkumus tavā viesnīcā papildina "uz aci", tad vai nu nauda stāv pārpilnos krājumos, vai arī pilnas mājas nedēļā pēkšņi nav ko likt istabās. Abos gadījumos tu maksā par to, ka neviens nerēķina.
Mūsu risinājums. Hotel Ops zina divas lietas, kas ļauj rēķināt precīzi: cik istabu šodien tiek gatavotas un cik nakšu jau ir apmaksātas uz priekšu. No tā sistēma aprēķina, cik amenities vajadzēs tuvākajās nedēļās, salīdzina ar noliktavas atlikumu un parāda, līdz kuram datumam krājuma pietiks. Kad tuvojas robeža, tā pati sagatavo pasūtījuma ieteikumu — tev atliek apstiprināt.
Ja rēķini pie tevis ceļo garu ceļu — kāds tos savāc no pasta, ievada sistēmā, sagatavo maksājumus, saliek bankā, un vēl kāds apstiprina —, katrs pārrakstīšanas solis ir vieta kļūdai: nepareizs konts, aizmirsts termiņš, divreiz apmaksāts rēķins.
Mūsu risinājums. Hotel Ops rēķinus savāc automātiski — no e-pasta vai vienkārši nofotografējot — un pats nolasa summu, kontu un termiņu. Sistēma pārbauda, vai konts sakrīt ar piegādātāja līdzšinējo un vai rēķins jau nav apmaksāts, un sagatavo maksājumu tā, ka tev atliek to pārskatīt un apstiprināt. Nauda nekad neaiziet bez tava lēmuma.