Personāls ir tavas viesnīcas lielākā izmaksu pozīcija — un bieži vismiglainākā: stundas uz lapiņām, algas no atmiņas, dienas rezultāts nezināms līdz mēneša beigām. Šajā modulī darba laiks fiksējas pats, algas izriet no faktiski padarītā, un katru vakaru tu redzi, vai diena bijusi peļņā.
“Darba laiks, algas un dienas peļņa — bez lapiņām”
Ja tavā viesnīcā kāds katru dienu ar roku pieraksta, cikos darbinieki atnāk un cikos aiziet — recepcijā, saimniecībā, virtuvē —, un mēneša beigās no šīm piezīmēm summē stundas, tu zini, kā tas beidzas. Lapiņas pazūd, ieraksti aizmirstas, un strīdā par nostrādāto laiku katram ir sava versija — pierādījumu nav nevienam.
Mūsu risinājums. Darbinieks, ierodoties darbā, nospiež vienu pogu savā telefonā un vēl vienu — aizejot; tabele veidojas pati, bez neviena manuāla ieraksta. Tev nav jāpārskata viss saraksts: sistēma parāda tikai novirzes — kāds nav atzīmējies, maiņa palikusi neaizvērta, laiki nesakrīt ar plānoto grafiku. Aizmirstu atzīmi izlabo dažās sekundēs, un labojums paliek redzams vēsturē.
Ja tavs mēnesis beidzas pie lapiņām un kalkulatora — šis nostrādāja tik stundas ar tādu likmi, šī iztīrīja tik istabiņas ar tādu tarifu —, tu zini, cik vakaru tas prasa. Vienā objektā maksā par stundu, citā par istabiņu, un, kad darbinieks apšauba summu, tev palīdz tikai atmiņa un piezīmes.
Mūsu risinājums. Hotel Ops algu aprēķinu saliek pats — no darba laika tabeles un no faktiski fiksētajiem darbiem. Der abi izplatītākie modeļi — par stundu un par istabiņu, arī piemaksas par papildu darbiem —, un katru summu vari atvērt un redzēt, no kā tā sastāv, līdz konkrētai dienai un konkrētai istabai. Tev atliek pārskatīt izņēmumus, apstiprināt un nodot gatavo aprēķinu grāmatvedībai.
Ja savu biznesu ciparos ieraugi tikai reizi mēnesī, kad grāmatvedis savelk pārskatu, tu vadi viesnīcu ar aizsietām acīm. Cik tieši šodien ienāca no rezervācijām, cik izmaksāja darbinieki, cik aizgāja norakstos — neviens to katru dienu nesaskaita, un greizs mēnesis atklājas tad, kad neko vairs nevar mainīt.
Mūsu risinājums. Hotel Ops katru vakaru pats savelk dienu vienā pārskatā: ieņēmumi no rezervācijām, dienas darbinieku izmaksas, noraksti un patēriņš — un starpība starp tiem. Pārskats atnāk pie tevis pats; uz katra skaitļa vari uzspiest un redzēt, no kā tas sastāv. Ja diena izskatās neierasti, sistēma to izceļ atsevišķi.