Šis modulis pārņem visu saraksti, kas notiek starp rezervāciju un viesa aizbraukšanu: apstiprinājumus, apmaksas, jautājumus, mājas kārtību un atsauksmes. Ja tava recepcija dienā žonglē ar desmit darbiem vienlaikus, sistēma paņems atkārtojošos rakstīšanu un sekošanu uz sevi — tev paliks tikai tie brīži, kur tiešām vajadzīgs cilvēks.
“Viesi saņem atbildes uzreiz, recepcija — laiku savam darbam”
Ja tavā viesnīcā pilnas mājas vakarā recepcija zvana neapmaksāto rezervāciju viesiem — tajā pašā laikā, kad jāreģistrē iebraucēji, jāraksta rēķini un jāceļ telefons —, tu zini, ka viens cilvēks maiņā to visu nespēj. Un katra neapmaksātā rezervācija ir risks: ja viesis neieradīsies, istabu tovakar vairs nepārdosi.
Mūsu risinājums. Hotel Ops ierašanās dienā pats nosūta viesim ziņu: apmaksā rezervāciju vai norādi, cikos ieradīsies. Viesa atbilde uzreiz parādās recepcijas ekrānā — vairs nav jāzvana visiem, tikai jāieskatās, kurš vēl klusē, un jāsazinās tieši ar tiem.
Ja tava recepcija sūta viesiem apmaksas saites un tad visu tur galvā — kurš samaksāja, kuram jāatgādina, kuram termiņš jau pagājis —, tu zini, kā tas beidzas. Aizņemtā maiņā daļa šo pavedienu pazūd, un neapmaksāta rezervācija naktī pārvēršas tukšā istabā.
Mūsu risinājums. Hotel Ops nosūta apmaksas saiti ar skaidru termiņu un pats seko līdzi. Ja apmaksa neienāk, viesis laikus saņem atgādinājumu; ja viņš joprojām klusē, gadījums parādās recepcijas ekrānā ar ieteikumu, ko darīt tālāk. Tava komanda redz tikai tos gadījumus, kur tiešām vajadzīga cilvēka rīcība.
Ja tavā viesnīcā saraksts "kurš apstiprināja, kurš neceļ klausuli, kuru jau drīkst atcelt" dzīvo recepcionista galvā, katra kļūda ir istaba, kas nakti nostāv tukša — lai gan pie durvīm bija viesi no ielas. Turklāt platformā neierašanos drīkst atzīmēt tikai nākamajā rītā, bet lēmumi jāpieņem šovakar.
Mūsu risinājums. Hotel Ops vakarā automātiski sastāda pārskatu: kurš samaksājis vai apstiprinājis ierašanos, kurš klusē un kuru pēc taviem noteikumiem jau var atcelt. Viena atzīme — un istaba atkal ir pārdodama. Ja viesis atbild vēlu, saraksts to parāda uzreiz.
Ja cenu pieprasījumi tavā e-pastā gaida, līdz kāds beidzot tiek līdz tiem starp iebraukumiem un zvaniem, — atceries, ka viesis tobrīd raksta arī citiem. Jo vēlāka atbilde, jo lielāka iespēja, ka viņš jau rezervējis citur.
Mūsu risinājums. Hotel Ops izlasa pieprasījumu, sameklē labāko pieejamo piedāvājumu no tavām aktuālajām cenām un pieejamības un sagatavo atbildi viesa valodā. Tev atliek to apstiprināt ar vienu pieskārienu; tipveida atbildes ar laiku var iziet arī pašas. Cenas vienmēr nāk no taviem datiem, nevis no minējuma.
Ja tavi viesi raksta platformās visu diennakti, bet maiņā ir viens cilvēks, kurš vienlaikus reģistrē viesus, raksta rēķinus un ceļ telefonu, — ziņas gaida. Un ziņa, kas sagaida atbildi tikai nākamajā dienā, nereti nozīmē viesi, kurš pa to laiku izvēlējies citu naktsmītni.
Mūsu risinājums. Hotel Ops atbild uz tipiskajiem jautājumiem — reģistrēšanās laiki, autostāvvieta, brokastis, mājas kārtība — no tevis paša apstiprinātās informācijas, jebkurā diennakts stundā. Ko sistēma nezina vai kas prasa cilvēka lēmumu, tā nodod darbiniekam ar jau sagatavotu atbildes melnrakstu; sūdzības vienmēr nonāk pie cilvēka. No rīta tu redzi pārskatu par visu, kas atbildēts naktī.
Ja tavs viesis izsmēķē istabā vai iemet podā to, ko nedrīkst, tu paliec gan ar remontu vai izsaukto avārijas meistaru, gan bez iespējas piemērot sodu — jo viesis "neko tādu nezināja". Bez savlaicīga un pierādāma brīdinājuma katrs šāds gadījums pārvēršas nepatīkamā strīdā pie izrakstīšanās.
Mūsu risinājums. Hotel Ops ierašanās dienā automātiski nosūta viesim mājas kārtību viņa valodā — ko drīkst, ko nedrīkst un kādas maksas paredzētas par pārkāpumiem. Sistēma saglabā pierādījumu: kas, kad un tieši kādā redakcijā viesim paziņots. Ja ziņu nevar piegādāt, recepcija to redz un iedod izdruku reģistrēšanās brīdī.
Ja atsauksmes par tavu viesnīcu birst no vairākām platformām un sistemātiski tās nelasa neviens — ikdienā tam vienkārši nav laika —, tad viens un tas pats numurs mēnešiem savāc sūdzības par vienu un to pašu: troksni, smaku, nolietotu aprīkojumu. Un neviens to nesavieno kopā, kamēr reitings lēnām slīd uz leju.
Mūsu risinājums. Hotel Ops savāc atsauksmes vienuviet, sagrupē pa tēmām un pa numuriem un parāda, kur problēma atkārtojas. Tu saņem regulāru kopsavilkumu ar oriģinālajiem citātiem, un atkārtota sūdzība par konkrētu numuru parādās kā risināms uzdevums kopā ar šī numura remontu vēsturi.